Når en medarbejder siger op…..

Jeg ved ikke, om du kender dette … Du havde lige fået hverdagen til at hænge sammen. Opgaverne var fordelt, der var fulgt op på kunderne, og du kunne begynde at kigge fremad.

Så kommer beskeden: En medarbejder har valgt at sige op. Og du ved godt, hvad det betyder … Nu skal du både holde driften i gang og finde en afløser, alt imens kalenderen er fyldt godt op i forvejen …

Når en medarbejder siger op, opstår der ofte mere end et ledigt job. Vigtig viden kan forsvinde. Det skaber ekstra pres på de andre i teamet, fordi de får ekstra opgaver, indtil der er fundet en afløser. Kunderne kan miste deres faste kontakt.

Derfor begynder en god rekruttering med overblik over det, virksomheden faktisk har brug for. Først derefter giver det mening at lede efter den næste medarbejder.

Få styr på det, der ellers falder mellem to stole

Udfordringen er jo, at en erfaren medarbejder ofte løser opgaver, som ingen har skrevet ned. Det kunne eksempelvis være: Hvilken kunde der helst vil ringes op, hvornår en leverance normalt går skævt, og hvem der kan hjælpe, når noget haster. Den slags viden bliver først rigtig synlig, når medarbejderen er væk …

For at minimere skaden vil jeg foreslå dig at få aftalt en konkret overdragelse, inden medarbejderen stopper.

Hvilke opgaver er mest kritiske? Hvem overtager dem midlertidigt? Og hvad skal dokumenteres? Bed medarbejderen gennemgå en almindelig arbejdsuge med dig. Fordelen ved denne tilgang er, at du får et mere præcist billede end en gammel stillingsbeskrivelse, som ingen har opdateret i flere år.

Det er også vigtigt at få snakket med de kolleger, som får ekstra ansvar. Det bliver hurtigt en belastning i en i forvejen travl hverdag, hvis den midlertidige løsning er uklar. En tydelig aftale om prioritering gør det lettere at holde kvaliteten, mens I søger.

Undersøg jobbet, før du genbruger annoncen

Selvom det måske kan være fristende at finde det gamle stillingsopslag frem og ændre datoen, så vil jeg ikke anbefale det.

Virksomheden har måske flyttet sig. En sælger, som tidligere passede eksisterende kunder, skal måske mere ud og åbne nye døre. En specialistrolle kan have fået mere koordinering og mindre fordybelse osv.

Jeg starter med at afklare, hvad den nye medarbejder skal lykkes med. Sammen med lederen opstiller jeg en optimalprofil, som beskriver både de faglige krav og de adfærdstræk, opgaven kræver.

Når der er styr på dette, hjælper det til at skelne mellem nødvendige kompetencer og de ønsker, der mest stammer fra den tidligere medarbejders måde at arbejde på.

Det gode ved en opsigelse kan være, at det giver anledning til at få øje på noget, I faktisk allerede havde brug for at ændre. Det kræver, at I giver jer tid til at stille spørgsmålene, inden løsningen bliver besluttet.

Prøv at se situationen fra tre positioner

Et enkelt værktøj er at undersøge situationen fra tre forskellige perspektiver.

Øhhh, 3 perspektiver …? Ja … begynd med dit eget perspektiv som leder: Hvad bekymrer dig mest, og hvilket resultat har du brug for? Se derefter situationen fra kollegernes side: Hvad skal de vide for at kunne løse deres opgaver trygt?

Forestil dig til sidst, at du er en udenforstående, som observerer virksomheden. (Ager, som en konsulent ville gøre det …) Hvilke opgaver mangler en tydelig ejer? Hvor er I sårbare? Hvilken løsning ville du anbefale, hvis du ikke allerede havde en favorit?

Skriv svarene ned hver for sig. Øvelsen kan hjælpe dig med at skelne mellem ønsket om hurtigt at få ro og behovet for en medarbejder, der kan lykkes på længere sigt. Og jeg siger bare … det er ikke nødvendigvis den samme løsning.

Skab fremdrift uden at gå på kompromis

En god proces må gerne bevæge sig hurtigt. Det kan være en fordel at aftale interviewdatoer på forhånd, så deltagerne har prioriteret det i deres kalender. På denne måde kan I også give kandidaterne en tydelig besked om forløbet.

Ud over at slå jobbet op vil jeg helt klart anbefale jer at benytte jer af search til at opsøge relevante profiler. På denne måde er det muligt at komme i dialog med de rigtige talenter frem for at slå jobbet op og så håbe på, at de rigtige søger jobbet.

Når en medarbejder siger op, hjælper jeg virksomheder med at få afklaret behovet og finde

relevante talenter gennem både annoncering og search. Du behøver ikke have alle svarene klar, før vi taler sammen. Ofte er det netop afklaringen, der gør resten af processen enklere.

Står du med en opsigelse og et vigtigt job, der skal besættes, er du velkommen til at kontakte mig via jemac.dk. Så tager vi en konkret snak om den næste medarbejder og det, vedkommende skal lykkes med hos jer.

Med venlig hilsen
Erhvervscoach & proceskonsulent Jesper Dalhus

Læs mere her: https://jemac.dk/

Erhvervscoach Jesper Dalhus

Du er velkommen til at >